一、家庭经济困难学生建档程序
（一）建档对象：家庭经济困难新生、家庭发生重大变故或遭受自然灾害的大二、大三家庭经济困难学生
（二）建档时间： 每年9月份
（三）建档程序
1、个人申请
学生本人提出申请，如实填写《湖北职业技术学院经济困难学生建档申请登记表》(样表一)，并提交家庭所在地乡、镇或街道民政部门加盖公章予以确认的《高等学校家庭学生及家庭情况调查表》。
2、班级民主评议
（1）组建班级家庭经济困难学生认定小组。由班主任任组长，学生干部、普通学生、家庭经济困难学生代表各占三分一组建班级认定小组。
（2）召开班级评议会议。根据《湖北职院家庭经济困难学生认定细则》，由班主任主持会议，对申请建档学生所陈述的情况、相关证明材料的情况予以说明，评议小组成员对申请建档学生家庭经济及日常消费情况进行评议。
（3）汇总评议意见。班主任汇总评议小组意见，汇总拟建档学生名单与等级，并在班上公示，无异议后，上报院系认定小组进行审查。
（4）学院审查。院系认定小组审阅、核实本单位申请表及相关证明材料的真实性、合法性和有效性，可采取个别谈话、寝室访谈等方式进一步了解申请人日常生活消费情况。
3、公示
（1）各学院对审查合格的家庭经济困难学生进行分类汇总，并进行适当平衡，确定出建档名单及相应等级。
（2）将建档名单及相应档次，在本单位公示3天（不包括双休日）。
（3）公示期间，各单位对学生投诉事件，要认真对待，妥善处理，核查学生反映事件的真实性，如核查学生反映情况属实，应立即处理，并进行通报。
4、建档
（1）公示无异议后，各学院填写《湖北职业技术学院家庭经济困难学生建档名单汇总表》（样表二），建立本单位家庭经济困难学生信息库。
（2）各学院将特困生档案报学校学生资助中心，由学生资助中心具体管理。
5、存档
各学院将所有建档资料装订成册，存档备查。
二、家庭经济困难学生调档（退档）程序
（一）调档对象：大二、大三已建档的学生
（二）调档时间：每年 9月份
（三）调档程序
1、调查摸底。班级认定小组对本班建档学生，在校的学习、操行表现，日常消费等综合情况进行全面了解。
2、班级评议。对于不符合建档条件的学生，班级认定小组进行评议，提出调档（退档）意见，并填写《湖北职业技术学院家庭经济困难学生调档（退档）申请表》（样表三）。
3、公示。班主任在班上公示调档（退档）名单，找相关学生谈话，告知其调档原因，并做好思想工作。
4、学院审查。各学院认定小组对各班上交的调档（退档）名单，进行进一步审查，确定调档（退档）名单，并修改贫困生信息库，
5、上报。所有信息上报学校学生资助中心备案。
6、存档。各学院将所有资料装订成册、存档备查。
